• Voraussichtliche Lieferung innerhalb von 3 Werktagen
  • Gratis Standardversand ab 300,00€
  • Bei Fragen melden Sie sich gerne unter der Telefonnummer 0800 / 599 700 0

Einführung E-Rechnung

Ab dem 1. Januar 2027 ist das Senden von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland gesetzlich verpflichtend (Wachstumschancengesetz).Wir stellen unsere Prozesse frühzeitig um, um die gesetzlichen Fristen einzuhalten und die Digitalisierung voranzutreiben.

New Office

Ihre Vorteile auf einen Blick

Schnelligkeit

Rechnungen landen ohne Postlaufzeit direkt in Ihrem System

Kosteneffizienz

Wegfall von Papier-, Druck- und Portokosten. 

Automatisierung

Strukturierte Daten (XML) ermöglichen eine fehlerfreie, automatisierte Verarbeitung und Archivierung.

Umweltschutz

Massive Einsparung von Ressourcen durch papierlose Prozesse. 

DE contact

Sie haben Fragen?

Bei Rückfragen sowie zur Aktualisierung Ihrer E-Mail-Adresse für den E-Rechnungsversand kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail.

FAQs

Alle Infos zum rechtlichen Hintergrund unter folgendem Link oder in den FAQs

Was müssen Sie jetzt tun?

Wir stellen unseren Rechnungsversand standardmäßig auf den ZUGFeRD-Format um. Bitte teilen Sie uns dafür Ihre gewünschte E-Mail Adresse mit. Sie erhalten die Rechnung anschließend in Ihr Postfach. Sollten Sie jedoch eine automatisierte Anbindung über PEPPOL , Classic EDI wünschen, kommen Sie bitte aktiv auf uns zu

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Es besteht aus einer für Menschen lesbaren PDF-Datei und einer darin eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datei . Dies ist besonders praktisch, da Sie die Rechnung sowohl klassisch ansehen als auch automatisiert in Ihre Buchhaltung einlesen können. Es erfüllt alle Anforderungen der deutschen Gesetzgebung.

Benötige ich eine spezielle Software, um ZUGFeRD zu öffnen?

Nein. Zum bloßen Lesen der Rechnung reicht jeder herkömmliche PDF-Reader (z. B. Adobe Acrobat). Für die automatische Verrechnung der Daten (XML) unterstützen mittlerweile fast alle gängigen Buchhaltungsprogramme und ERP-Systeme den ZUGFeRD-Import.

Welcher Teil der Rechnung ist rechtlich bindend – PDF oder XML?

Nach den neuen gesetzlichen Anforderungen sind bei Diskrepanzen zwischen dem Bildteil (PDF) und dem Datenteil (XML) die strukturierten Daten (XML) vorrangig zu behandeln. Das ist ein wichtiger Grund, warum eine automatisierte Verarbeitung der XML-Daten so sinnvoll ist.

Entstehen mir durch die Umstellung Kosten?

Kosten Seitens unserer Firma entstehen Ihnen keine . Im Gegenteil: Sie sparen Zeit bei der Datenerfassung und reduzieren Ihre Archivierungskosten. Ob Ihre eigene Buchhaltungssoftware für den Import der Daten Zusatzmodule benötigt, erfragen Sie bitte bei Ihrem Software-Anbieter

Sind herkömmliche PDF-Rechnungen noch erlaubt?

Nach der Übergangsphase für kleine Firmen (mit einem Umsatz < 800.000€) werden reine PDF-Rechnungen (ohne XML-Struktur) im B2B-Verkehr nicht mehr als elektronische Rechnungen im Sinne des Gesetzes anerkannt. Mit unserem neuen ZUGFeRD-Standard sind Sie jedoch rechtlich auf der sicheren Seite.

Was passiert, wenn die E-Mail im Spam-Filter landet?

Absenderadresse [DE-Rechnung@jdecoffee.com] Bitte stellen Sie sicher, dass unsere auf Ihre „Whitelist“ gesetzt wird. Da E Rechnungen steuerrelevante Dokumente sind, liegt die Verantwortung für den Empfang im Machtbereich des Empfängers. 

Was passiert, wenn mein System zum Stichtag noch keine E-Rechnungen verarbeiten kann?

Da ZUGFeRD-Rechnungen auch als normales PDF gelesen werden können, entsteht Ihnen kein sofortiger Nachteil beim Lesen. Sie erfüllen damit bereits die Empfangspflicht. Wir empfehlen jedoch, zeitnah eine Software-Lösung für die XML-Verarbeitung einzuführen, um die Vorteile der Automatisierung voll auszuschöpfen. 

Was passiert, wenn mein Postfach voll ist und die Mail zurückkommt?

In diesem Fall erhalten wir eine automatische Fehlermeldung (Bounce-Mail). Wir werden versuchen, Sie telefonisch oder per Post zu kontaktieren, um die Adresse zu verifizieren. Wichtig: Bitte sorgen Sie dafür, dass Ihr Rechnungseingang-Postfach über ausreichend Speicherkapazität verfügt, um einen reibungslosen Empfang zu garantieren.

Kann ich weiterhin Papierrechnungen erhalten?

Im Sinne der Nachhaltigkeit und zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben stellen wir unseren Prozess vollständig auf digital um. Ein Versand von Papierrechnungen ist ab dem 01.01.2027 nicht mehr vorgesehen. Sollten Sie zwingende Gründe für Papier haben, kontaktieren Sie bitte unseren Kundenservice.

Was ist PEPPOL?

PEPPOL ist ein sicheres, internationales Netzwerk für den Datenaustausch. Man kann es sich wie ein "Roaming-Netz" für E-Rechnungen vorstellen. Wenn beide Seiten an PEPPOL angeschlossen sind, werden Rechnungen sicher und in Echtzeit zugestellt, ähnlich wie eine SMS im Mobilfunknetz

An wen wende ich mich, um meine E-Mail-Adresse zu ändern?

Bitte nutzten Sie für die Informationen zu Ihrem Firmennamen, Ihrer GLN, der USt-ID und der gewünschten Ziel-E-Mail Adresse die beigefügte Abfrage. Bei Problemen und/ oder Fragen wenden Sie sich bitte an:

Wie sicher sind meine Daten bei der Umstellung?

Die Sicherheit Ihrer Daten hat höchste Priorität. Der Versand erfolgt über verschlüsselte Protokolle, und die strukturierten Formate (XML) sind deutlich weniger anfällig für Manipulationsversuche als rein manuelle Prozesse

Benötigen die E-Rechnungen eine digitale Signatur?

Nein. Nach aktueller Rechtslage ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) für die Vorsteuerabzugsberechtigung zwingend nicht mehr erforderlich. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts werden durch innerbetriebliche Kontrollverfahren (Prüfpfad) oder die Übermittlung via EDI/PEPPOL sichergestellt.

Wie muss ich die E-Rechnung archivieren?

Bitte beachten Sie, dass eine E-Rechnung (ZUGFeRD werden muss. Ein bloßer Ausdruck der Rechnung reicht für die Betriebsprüfung durch das Finanzamt nicht aus. Die Datei muss im Originalformat (GoBD-konform) für 10 Jahre gespeichert werden.

Erhalte ich für jede Lieferung eine separate E-Mail?

Ja, es wird pro Rechnung eine separate E Mail versendet, um eine eindeutige Zuordnung und automatisierte Verarbeitung in Ihrem System zu gewährleisten. Wenn Sie Sammelrechnungen erhalten, wird auch hierfür eine entsprechende E Rechnungsdatei erstellt. 

Was passiert, wenn eine E-Rechnung fehlerhaft ist?

Sollten Sie Unstimmigkeiten in einer Rechnung feststellen, reklamieren Sie diese bitte wie gewohnt bei Ihrem Ansprechpartner im Einkauf oder Kundenservice. Im Falle einer Korrektur erhalten Sie eine Stornorechnung sowie eine neue Rechnung im elektronischen Format

Ich bin ein internationaler Kunde (auẞerhalb Deutschlands). Was ändert sich für mich?

Die aktuelle gesetzliche Pflicht bezieht sich primär auf den B2B-Verkehr innerhalb Deutschlands. Wenn Ihr Firmensitz im Ausland liegt, prüfen wir gerne mit Ihnen individuell, ob wir weiterhin das bisherige Format beibehalten oder ebenfalls auf E-Rechnung umstellen.

Können wir vorab eine Test-Rechnung erhalten?

Ja, auf Wunsch senden wir Ihnen gerne eine Test-Datei im ZUGFeRD- oder XML-Format zu. So können Sie sicherstellen, dass Ihr System die Daten korrekt ausliest und verarbeitet, bevor wir die produktive Umstellung vornehmen. Bitte kontaktieren Sie hierfür: DE-eRechnung.Support@jdecoffee.com 

Was ist eine Leitweg-ID und benötigen Sie diese von uns?

Die Leitweg-ID wird primär für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) benötigt. Im reinen B2B-Verkehr (zwischen Unternehmen) nutzen wir zur Identifikation bevorzugt die GLN (Global Location Number) USt-IdNr. oder Ihre Wenn Ihr System zwingend eine ID im Feld "Leitweg-ID" benötigt, teilen wir Ihnen diese gerne auf Anfrage mit